لكي تقوم بكتابة نموذج خطاب رسمي احترفي، عليك أن تجعل الغرض من خطابك بسيطاً وواضحاً، وبشكل موجز وذلك لتوصيل ما تريده بشكل واضح. يجب أن تتضمن الفقرات اللاحقة معلومات تمنح القارئ فهمًا كاملاً لهدفك (أهدافك) ولكن تجنب الجمل المتعرجة والكلمات الطويلة بلا داع. إذا كنت تنوي إقناع المستلم بطريقة ما، سواء كان ذلك لاستثمار الأموال، أو منحك مرجعًا، أو تعيينك،...